Polityka prywatności aplikacji FUBI
Informacja dla kierowców oraz osób, których dane znajdują się w zgłoszeniach
1 Administrator i zakres informacji
Administratorem danych w zakresie prowadzenia aplikacji FUBI jest JG PARTNER SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, ul. Elektronowa 2, 03-219 Warszawa, Polska; KRS 0000876838, NIP 5242912167, dalej „Administrator”. Kontakt pisemny: adres siedziby. Kontakt elektroniczny: [email protected].
Polityka opisuje przetwarzanie danych przy rejestracji i weryfikacji Kierowcy, obsłudze dokumentów, pojazdów, ofert, wyników, rozliczeń, potrąceń, zgłoszeń, powiadomień i Asystenta AI. Obejmuje także dane uczestników zdarzeń drogowych i osób widocznych na zdjęciach.
Zapoznanie się z Polityką nie oznacza wyrażenia zgody na wszystkie opisane operacje. Dla danych niezbędnych do umowy lub obowiązków prawnych właściwa podstawa nie jest zastępowana zgodą. Zgody dotyczące dobrowolnych funkcji, gdy są wymagane, są odrębne.
2 Partnerzy flotowi i odpowiedzialność za dane
Partner flotowy oznacza podmiot, z którym Kierowca zawiera umowę dotyczącą współpracy, przewozów, rozliczeń lub najmu pojazdu. Właściwy Partner flotowy jest wskazany w umowie, zaakceptowanej ofercie lub na Koncie. Dostęp do danych jest ograniczony do zakresu danej współpracy.
Proponowany model do potwierdzenia przed publikacją: JG PARTNER odpowiada jako administrator za prowadzenie Konta i własne cele obsługi FUBI. Partner flotowy jest odrębnym administratorem w zakresie własnych umów z Kierowcą, obowiązków transportowych, kadrowych, podatkowych, rozliczeń i roszczeń. Jeżeli JG PARTNER wyłącznie technicznie przechowuje lub obsługuje takie dane na polecenie Partnera flotowego, działa w tym zakresie jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia.
Samo korzystanie ze wspólnego systemu nie przesądza o współadministracji. Jeżeli podmioty wspólnie ustalają cele i sposoby konkretnego przetwarzania, należy określić ten zakres i udostępnić zasadniczą treść uzgodnień z art. 26 RODO. Niniejszy projekt nie potwierdza zawarcia takich uzgodnień.
Informacja o właściwym administratorze, jego kontakcie i podstawie obsługi dokumentów musi być dostępna przed ich przekazaniem. Polityka FUBI nie zastępuje obowiązku informacyjnego odrębnego Partnera flotowego.
3 Kategorie przetwarzanych danych
Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, telefon, e-mail, PESEL albo numer paszportu, jeżeli Kierowca nie ma PESEL, data urodzenia, adres zamieszkania lub korespondencyjny oraz dane potrzebne do weryfikacji pełnoletności.
Dokumenty i weryfikacja Kierowcy: prawo jazdy, dowód osobisty lub paszport, selfie do porównania z dokumentem, karta pobytu, tłumaczenia przysięgłe, legitymacja studencka, identyfikator taxi, terminy ważności oraz statusy weryfikacji.
Dane o zdrowiu i niekaralności: orzeczenie lekarskie, orzeczenie z badania psychologicznego kierowcy oraz zaświadczenie o niekaralności z KRK. Są to kategorie wymagające odrębnych warunków przetwarzania opisanych w pkt 5; nie są traktowane jak zwykłe dokumenty Konta.
Dane o pojeździe i jego eksploatacji: marka, model, numer rejestracyjny, VIN, dokumenty pojazdu, przypisanie i najem, odczyty licznika ze zdjęciami, wymiana oleju, usterki i zdjęcia, koszty i paragony.
Dane o współpracy i wynikach: umowy, Partner flotowy, oferty i ich akceptacje, liczba przejazdów, zarobki, wskaźniki akceptacji i anulowań oraz czas online.
Dane finansowe: rachunek bankowy, wynagrodzenie, przychody, prowizje, opłaty, bonusy, wpłaty, wypłaty, zadłużenie, saldo i korekty. Dane o zajęciach komorniczych obejmują informacje z dokumentów zajęcia i rozliczeń, w tym dane organu egzekucyjnego, oznaczenie sprawy, zakres zajęcia i kwoty potrąceń, w zakresie faktycznie obsługiwanym w FUBI.
Informacje o rozliczeniach wyświetlane w Aplikacji mogą mieć charakter roboczy. Wiążące rozliczenie określają właściwa umowa, zaakceptowana oferta i dokumenty rozliczeniowe.
Dane ze zdarzeń drogowych: opis, miejsce i czas, numery rejestracyjne, dane drugiego uczestnika, ubezpieczyciel, opcjonalnie PESEL, informacja o obrażeniach, oświadczenie o winie oraz do 8 zdjęć, na których mogą być widoczne inne osoby.
Dane techniczne i komunikacyjne: adres IP, urządzenie, system, wersja Aplikacji, identyfikatory sesji, logi dostępu, błędów i bezpieczeństwa, identyfikator urządzenia lub token powiadomień push, ustawienia powiadomień, treść zgłoszeń i korespondencji.
Lokalizacja urządzenia podczas korzystania z funkcji podpowiadania adresu zdarzenia, adres zapisany w zgłoszeniu, treść rozmów z Asystentem AI oraz dane z kartoteki Kierowcy udostępniane systemowi AI do przygotowania odpowiedzi.
4 Źródła danych
Dane otrzymujemy od Kierowcy, od właściwego Partnera flotowego, z systemów Administratora oraz z integracji lub raportów platform Bolt, FreeNow i Uber. Dane o rozliczeniach i zajęciach mogą pochodzić od uprawnionych organów egzekucyjnych i podmiotów realizujących rozliczenia.
Dane lokalizacyjne i techniczne pochodzą z urządzenia oraz zdarzeń systemowych. Dane uczestników zdarzenia i osób widocznych na zdjęciach pochodzą przede wszystkim od Kierowcy przesyłającego zgłoszenie, a następnie, jeśli jest to konieczne, od uczestników, ubezpieczycieli, Partnera flotowego lub właściwych organów.
5 Cele i podstawy prawne
Utworzenie i obsługa Konta, komunikacja dotycząca usługi, udostępnienie funkcji i wykonanie zaakceptowanych warunków: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie niezbędnym do umowy z osobą, której dane dotyczą. Jeżeli JG PARTNER działa wyłącznie na polecenie Partnera flotowego, stosuje jego udokumentowane polecenia, a podstawę prawną określa ten Partner.
Własne obowiązki podatkowe, księgowe, związane z potrąceniami egzekucyjnymi i weryfikacją uprawnień transportowych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami podatkowymi, rachunkowymi, egzekucyjnymi i ustawy o transporcie drogowym. Podstawa ta dotyczy tylko podmiotu rzeczywiście objętego danym obowiązkiem.
Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, obsługa zgłoszeń, wyjaśnianie rozbieżności, niezbędna diagnostyka i ochrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest ochrona Kont, ciągłość usługi, prawidłowość rozliczeń i możliwość dochodzenia lub obrony praw.
Dokumenty medyczne i psychologiczne Kierowcy: poza podstawą z art. 6 RODO wymagany jest wyjątek z art. 9 ust. 2 RODO. W zakresie obowiązków pracodawcy lub podmiotu objętego odpowiednimi obowiązkami w obszarze zatrudnienia może to być art. 9 ust. 2 lit. b w związku z właściwymi przepisami krajowymi, w szczególności dotyczącymi badań kierowców. Zastosowanie tej podstawy wymaga ustalenia rodzaju umowy i obowiązków konkretnego podmiotu; nie obejmuje automatycznie każdego partnera ani operatora aplikacji.
Przed publikacją należy przypisać konkretny przepis i właściwy wyjątek z art. 9 ust. 2 do każdego obsługiwanego modelu współpracy. Nie powołujemy automatycznie art. 9 ust. 2 lit. h, który wymaga również warunków z art. 9 ust. 3. Przechowujemy zakres orzeczenia niezbędny do potwierdzenia zdolności i terminu ważności, a nie pełną dokumentację leczenia. Zgoda na Regulamin nie legalizuje przechowywania danych o zdrowiu.
Zaświadczenia KRK i informacje o niekaralności: art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 10 RODO oraz właściwym przepisem ustawy o transporcie drogowym upoważniającym dany podmiot do weryfikacji niekaralności. Sam art. 6 ust. 1 lit. b lub f ani zgoda Kierowcy nie wystarczają. Zakres, sposób weryfikacji i przechowywania muszą odpowiadać rzeczywistemu uprawnieniu; wskazanie konkretnego przepisu dla roli JG PARTNER i Partnerów flotowych wymaga potwierdzenia przed publikacją.
Dane innych uczestników zdarzeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO dla ustalenia przebiegu zdarzenia, obsługi szkody i roszczeń, a w zakresie konkretnego obowiązku prawnego – art. 6 ust. 1 lit. c. Informacje o obrażeniach są przetwarzane tylko w niezbędnym zakresie na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f RODO, gdy służą ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń. Nie należy zbierać ich na zapas.
Porównanie selfie z dokumentem służy weryfikacji tożsamości. Samo zdjęcie nie przesądza o przetwarzaniu szczególnej kategorii danych biometrycznych. Jeżeli porównanie wykorzystuje specjalne przetwarzanie techniczne pozwalające jednoznacznie identyfikować osobę, konieczne jest ustalenie odrębnej podstawy z art. 9 RODO i poinformowanie o niej przed użyciem. Materiały nie potwierdzają sposobu porównania.
Dobrowolne podpowiadanie adresu z lokalizacji: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, po uprzednim poinformowaniu i uzyskaniu zgody. Uprawnienie systemowe urządzenia służy kontroli dostępu i nie zastępuje samo w sobie wymaganej informacji oraz prawidłowego odebrania zgody.
Powiadomienia operacyjne: art. 6 ust. 1 lit. b RODO dla komunikatów niezbędnych do usługi i art. 6 ust. 1 lit. f dla bezpieczeństwa. Marketing nie jest objęty tymi podstawami automatycznie i wymaga odrębnego spełnienia wymogów prawa.
Asystent AI: art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi na żądanie Użytkownika, a art. 6 ust. 1 lit. f dla ograniczonego przechowywania historii potrzebnej do ciągłości obsługi, wyjaśniania błędów i bezpieczeństwa. Te podstawy nie uprawniają do nieograniczonego przekazywania całej kartoteki, danych o zdrowiu lub KRK ani do niezależnego trenowania modeli przez dostawcę.
6 Dobrowolność i ograniczenie zakresu danych
Dane wymagane do Konta, weryfikacji, umowy, rozliczeń lub obowiązku prawnego mogą być niezbędne do odpowiedniej funkcji lub współpracy. Brak danych może uniemożliwić zatwierdzenie wniosku albo świadczenie danej usługi. Zakres obowiązkowy powinien być wskazany w konkretnym formularzu.
PESEL drugiego uczestnika zdarzenia jest polem opcjonalnym; nie należy go pozyskiwać ani wpisywać bez rzeczywistej potrzeby i uprawnienia. Należy ograniczać dane osób postronnych na zdjęciach oraz nie przesyłać dokumentów niezwiązanych ze zgłoszeniem.
Wycofanie zgody na lokalizację nie oznacza cofnięcia akceptacji Regulaminu. Użytkownik może opisać adres zdarzenia samodzielnie. Zamiast kontaktu z AI można skontaktować się z obsługą. Zamknięcie Konta nie usuwa danych, dla których istnieje nadal odrębny obowiązek przechowywania.
7 Lokalizacja i powiadomienia
Lokalizacja jest wykorzystywana wyłącznie podczas korzystania z Aplikacji do podpowiedzenia adresu zdarzenia. FUBI nie śledzi Kierowcy w tle. Adres zaakceptowany i zapisany w zgłoszeniu staje się częścią dokumentacji zdarzenia i podlega jej zasadom przechowywania.
Zgoda lub uprawnienie do lokalizacji mogą zostać wycofane w ustawieniach urządzenia, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Nie należy mylić jednorazowego dostępu do lokalizacji z przechowywaniem historii tras.
Push wymaga tokenu lub identyfikatora pozwalającego skierować komunikat do urządzenia. Kategorie o dokumentach i bezpieczeństwie nie mają wyłącznika w ustawieniach Aplikacji. Użytkownik może jednak odebrać systemowe uprawnienie do powiadomień w urządzeniu. Może to uniemożliwić dostarczanie push, dlatego powinien sprawdzać komunikaty w Aplikacji.
8 Asystent AI i historia rozmów
Asystent jest systemem sztucznej inteligencji wykorzystującym model językowy zewnętrznego dostawcy. Wygenerowane odpowiedzi mogą być błędne, mają charakter pomocniczy i nie są wiążącym rozliczeniem, decyzją o uprawnieniu ani zmianą umowy.
Przetwarzane są wiadomości Użytkownika, odpowiedzi oraz dane z kartoteki udostępniane modelowi w celu przygotowania odpowiedzi. Rozmowy są zapisywane. Przekazanie danych dostawcy AI jest odrębnym przepływem danych wymagającym ograniczenia zakresu i zabezpieczeń.
Nie należy wpisywać haseł, kodów, dokumentów medycznych, KRK ani zbędnych danych innych osób. Pełny zakres automatycznie pobieranych pól kartoteki, nazwa dostawcy, jego retencja i zasady ewentualnego wykorzystania danych do trenowania nie zostały podane w materiałach i wymagają potwierdzenia przed publikacją. Nie deklarujemy, że dane nie służą trenowaniu, dopóki nie wynika to z umowy i konfiguracji dostawcy.
9 Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Co do zasady dane nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływają. Jeżeli taka funkcja zostanie wdrożona, użytkownik otrzyma wymagane prawem informacje o zasadach jej działania, znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach.
10 Odbiorcy danych i transfery poza EOG
Dostęp mogą otrzymywać upoważnione osoby obsługi, właściwy Partner flotowy, dostawcy hostingu i baz danych, utrzymania i bezpieczeństwa IT, dostawcy push i modelu AI, podmioty księgowe, kadrowe, prawne, bankowe i płatnicze, platformy Bolt, FreeNow i Uber, a w niezbędnym zakresie również ubezpieczyciele, serwisy, wynajmujący i uprawnione organy. Każdy otrzymuje tylko dane potrzebne do swojej roli.
Podmioty przetwarzające działają na podstawie umów powierzenia i udokumentowanych poleceń. Odrębni administratorzy odpowiadają za własne cele i obowiązki informacyjne. Sam status dostawcy nie przesądza o jego roli w RODO.
W związku z korzystaniem z infrastruktury, powiadomień push i dostawcy AI dochodzi do przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do USA. Nie jest to wyłącznie hipotetyczna możliwość.
Dla każdego przepływu należy ustalić rzeczywistego odbiorcę, państwo oraz podstawę transferu. Może nią być mająca zastosowanie decyzja o odpowiednim stopniu ochrony, a w przypadku USA także właściwa certyfikacja odbiorcy w ramach obowiązującego mechanizmu adekwatności, jeżeli obejmuje ten transfer, albo standardowe klauzule umowne wraz z oceną transferu i wymaganymi środkami uzupełniającymi. Niniejszy projekt nie potwierdza certyfikacji ani podpisania klauzul przez niewskazanych dostawców.
Przed publikacją do tej części należy wprowadzić potwierdzone dane dostawców i stosowane mechanizmy. Kopię zabezpieczeń lub informację o sposobie uzyskania jej z ochroną tajemnic prawnie chronionych można uzyskać przez kontakt do Administratora.
11 Okresy przechowywania
Poniższe krótsze okresy dla danych operacyjnych są proponowanym harmonogramem do zatwierdzenia i wdrożenia; materiały nie potwierdzają obecnych ustawień usuwania. Nie przedstawiają istniejącej konfiguracji systemu.
Dane Konta i współpracy: przez czas realizacji usługi i umów; po ich zakończeniu wyłącznie dane potrzebne do obowiązków prawnych i konkretnych roszczeń przez właściwy okres ustawowy lub do upływu przedawnienia. Dokumentacja księgowa, podatkowa i kadrowa podlega terminom odpowiednim dla danego rodzaju dokumentu i relacji.
Odrzucone lub wycofane wnioski: proponowane 90 dni od ostatecznej odmowy lub wycofania na wyjaśnienie sprawy; potem usunięcie, chyba że konkretny obowiązek prawny lub istniejący spór wymaga zachowania niezbędnej części. KRK i dane o zdrowiu nie są automatycznie obejmowane tym okresem, jeśli uprawnienie do ich przechowywania kończy się wcześniej.
Logi bezpieczeństwa: proponowane 6 miesięcy od zdarzenia zamiast ogólnego okresu 5 lat. Logi dotyczące stwierdzonego incydentu można wyodrębnić i przechować do jego wyjaśnienia, zakończenia postępowania lub upływu właściwego terminu dochodzenia roszczeń, z odnotowaniem powodu.
Rozmowy z Asystentem AI: proponowane 90 dni od ostatniej wiadomości w danej rozmowie; później usunięcie lub trwała anonimizacja. Jeżeli konkretna rozmowa jest elementem reklamacji albo dowodem w sporze, przechowywana jest tylko potrzebna część przez czas obsługi i ochrony właściwego roszczenia. Retencja po stronie dostawcy AI musi być osobno uzgodniona.
Zdjęcia usterek, odczytów licznika, paragony i zgłoszenia: przez obsługę i rozliczenie danego zgłoszenia, a później tylko jeśli stanowią niezbędną dokumentację księgową, dowód wykonania umowy lub roszczenia. Zdjęcia zdarzeń drogowych, oświadczenia i dane uczestników: do zakończenia likwidacji szkody, a następnie przez okres niezbędny dla roszczeń związanych z tym zdarzeniem. Nie stosuje się bezterminowej retencji wszystkich zdjęć.
Orzeczenia, KRK i dokumenty tożsamości: przez czas i w zakresie dopuszczonym konkretnymi przepisami o weryfikacji oraz dokumentowaniu uprawnień. Po ustaniu podstawy usuwa się zbędną kopię, nawet jeśli Konto pozostaje aktywne. Wymagany prawem zapis weryfikacji może mieć inny okres niż obraz dokumentu.
Tokeny push: do wygaśnięcia, unieważnienia lub zakończenia powiązania urządzenia z Kontem. Surowa lokalizacja: na czas podpowiedzenia adresu; adres zapisany w zgłoszeniu podlega okresowi tego zgłoszenia.
Po upływie okresu dane są usuwane lub nieodwracalnie anonimizowane. Harmonogram musi uwzględniać kopie zapasowe i dostawców; cykl usuwania z kopii należy potwierdzić przed publikacją. Nie przywraca się usuniętych danych do zwykłego użycia po odtworzeniu kopii.
12 Informacja dla innych uczestników zdarzenia
Jeżeli Twoje dane zostały podane przez Kierowcę w zgłoszeniu, nie musisz mieć Konta FUBI. Przetwarzanie obejmuje dane i źródła opisane w pkt 3–4, cele i podstawy w pkt 5, odbiorców i transfery w pkt 10 oraz okresy z pkt 11. Przysługują Ci odpowiednie prawa z pkt 13; możesz kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.
Właściwy administrator przekazuje informację wymaganą art. 14 RODO w rozsądnym terminie, nie później niż w ciągu miesiąca od pozyskania danych, a jeżeli wcześniej kontaktuje się z daną osobą lub ujawnia dane innemu odbiorcy – odpowiednio najpóźniej przy pierwszej komunikacji lub pierwszym ujawnieniu. Ewentualne wyłączenie tego obowiązku wymaga rzeczywistej podstawy z art. 14 ust. 5 i jej udokumentowania.
Samo opublikowanie tej Polityki ani zobowiązanie Kierowcy do jej przekazania nie oznacza automatycznie wykonania obowiązku wobec każdej osoby. Administrator organizuje jego realizację z właściwym Partnerem flotowym.
13 Prawa osób i kontakt
W zakresie wynikającym z RODO przysługuje prawo dostępu i kopii danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych, gdy przetwarzanie jest zautomatyzowane i oparte na zgodzie lub umowie. Można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją wobec przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f, w tym związanego z nim profilowania.
Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na legalność działań sprzed wycofania. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego, w tym powiązanego profilowania, jest skuteczny bez konieczności uzasadnienia. Prawo usunięcia nie uchyla obowiązku przechowywania danych wynikającego z prawa.
Wniosek można złożyć na adres siedziby lub kontakt elektroniczny wskazany w pkt 1, również bez Konta lub po jego blokadzie. Administrator może poprosić o proporcjonalne informacje do weryfikacji tożsamości. Odpowiada co do zasady w ciągu miesiąca; jeżeli termin zostaje przedłużony zgodnie z RODO, informuje o przyczynie w tym pierwszym miesiącu.
Przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jeśli za dane odpowiada odrębny Partner flotowy, wskazujemy właściwy podmiot i pomagamy skierować do niego wniosek.
14 Bezpieczeństwo i zmiany Polityki
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym ograniczenie uprawnień do zadań i danych danej współpracy. Dostęp do dokumentów zdrowotnych, KRK, zajęć komorniczych i danych osób trzecich wymaga szczególnego ograniczenia. Użytkownik powinien chronić dane logowania i zgłaszać podejrzenie przejęcia Konta.
Aplikacja lub jej wersja internetowa może wykorzystywać pamięć urządzenia niezbędną do sesji, bezpieczeństwa i ustawień. Technologie wymagające zgody nie są objęte samą akceptacją Regulaminu.
O istotnych zmianach dotyczących przetwarzania informujemy przed rozpoczęciem zmienionych operacji, przez Aplikację lub dostępny kanał kontaktu. Aktualna Polityka jest udostępniana w formie umożliwiającej zapisanie.
Data opracowania tej wersji: 11 września 2026 r.